Zarządzanie korespondencją - czy nadal jest konieczne?

Czy w dobie cyfrowej firmy nadal potrzebują systemu, który ułatwia zarządzanie korespondencją? Tak, z pewnością tak. Pomimo wielu rozmów prowadzonych drogą elektroniczną, druk jeszcze nie umiera, a przynajmniej nie w dziedzinie zarządzania komunikacją z klientami. W rzeczywistości, klienci, z których wielu działa w silnie regulowanych branżach, takich jak opieka zdrowotna, usługi finansowe i usługi użyteczności publicznej, mówią, że około 70% ich komunikacji z klientem jest nadal drukowane i wysyłane pocztą, a nie dostarczane cyfrowo.

pisarz

Wymagana korespondencja, taka jak coroczne powiadomienia dotyczące polityki prywatności lub ujawnienia finansowe, musi być regularnie drukowana i wysyłana w dużych partiach przez cały czas. W przypadku dużych organizacji korespondencja ta może liczyć dziesiątki milionów przesyłek miesięcznie i wymaga szybkiej, dokładnej personalizacji i automatyzacji, a także możliwości szybkiego wygenerowania dokładnego raportu z każdej wysyłanej i generowanej korespondencji. Ponieważ niepowodzenie w udowodnieniu zgodności może skutkować wysokimi karami i grzywnami, firmy nadal potrzebują najwyższej klasy rozwiązania ułatwiającego zarządzanie korespondencją.

Co oznacza zarządzanie korespondencją w epoce cyfrowej?


W miarę jak przechodzimy na cyfrowy, pierwszy model projektowania i dostawy, musimy pamiętać o tej rzeczywistości druku i poczty elektronicznej. Tak, powinniśmy projektować komunikację na potrzeby dostawy za pośrednictwem reagujących kanałów cyfrowych, ale musimy również zapewnić, że zawsze będą one dobrze wyglądać również w druku. Niezależnie od tego, czy klient zapisuje dokument na dysku twardym, drukuje go z portalu internetowego, czy też otrzymuje go pocztą, każda korespondencja musi dobrze wyglądać zarówno na ekranie, jak i na stronie, prezentując jednocześnie spójne doświadczenie z marką.

Warto zauważyć, że wiele organów regulacyjnych, zezwala na dostarczanie wymaganych dokumentów drogą elektroniczną, o ile dokumenty te są udostępniane w zatwierdzonym formacie elektronicznym, który można wydrukować, śledzić lub poddać audytowi w dowolnym momencie.

Informacje stanowią kręgosłup każdego przedsiębiorstwa, dlatego też ich bezpieczeństwo musi mieć najwyższy priorytet dla zainteresowanych stron. Biorąc pod uwagę wrażliwy charakter niektórych zasobów korespondencji biznesowej, zwłaszcza w organizacjach rządowych, ryzyko związane z zastosowaniem rozwiązania, czyli systemu usprawniającego zarządzanie korespondencją, który nie spełni najwyższych standardów bezpieczeństwa informacji, nie jest ryzykiem wartym podjęcia.


źródła:
https://www.docufield.com/pl/nowoczesna-korespondencja-seryjna